أولاً: تعريف عام:
تعتبر دائرة اللوازم والمشتريات من الدوائر المهمة في الجامعة من خلال توفيرها لجميع التسهيلات اللازمة للعمل الأكاديمي والإداري وهي تقع ضمن الهيكل التنظيمي للجامعة حيث تتبع نائب الرئيس للشئون الإدارية وتشتمل على قسمين هما:
– قسم المشتريات والعطاءات.
– قسم المخازن.
ثانياً: الأهداف:
– توفير لوازم الجامعة والإشراف عليها من الأموال المنقولة والخدمات والمواد المكتبية والأصول الثابتة كالأثاث والأجهزة والسيارات وخلافه بأقل تكلفة في الوقت المناسب والجودة العالية.
– تزويد الجهات المختلفة من الكليات والدوائر الإدارية بما تحتاجه من لوازم لتسيير عملها في الوقت والمكان المناسبين.
– المحافظة على مقتنيات الجامعة في المخازن ولدى الكليات والدوائر المختلفة في الجامعة من خلال نظام العهدة ومتابعة المخزون وفق الأسس الإدارية السليمة.
– تطوير كفاءة موظفيها لتلبية متطلبات العمل بكفاءة متميزة.
ثالثاً: مهام العمل:
1- تأمين لوازم الجامعة واستلامها وفحصها وتدقيقها.
2- تخزين اللوازم التي تم شراؤها في مستودعات بطريقة علمية تضمن سلامة المخزون من التلف والضرر.
3- توزيع اللوازم على الكليات والدوائر المختلفة في الجامعة وفق الإجراءات الإدارية السليمة.
4- مراقبة حركة الصنف للمواد المخزونة والتأكد من الحد الأدنى للمخزون لتوفير اللوازم في الوقت المناسب من خلال الجرد الدوري.
5- متابعة العهدة لدى الكليات والدوائر للتأكد من وجودها وسلامتها.
6- الاتصال بمصادر التوريد المختلفة لتوريد اللوازم المطلوبة.